Naše zásady ochrany osobních údajů

V tomto dokumentu Zásady ochrany osobních údajů naleznete veškeré příslušné informace, které se vztahují na užití osobních údajů našich klientů a uživatelů – bez ohledu na komunikační kanál nebo prostředky (online nebo osobně) – se společností Ročenkomat v České Republice, které používáte při komunikaci s námi.

Informujeme, v tom, jak nakládáme s Vašimi osobními údaji, o způsobu a rozsahu jejich využití, zpracovaných společností Ročenkomat, zastoupenou Petra Antošová, Jug. partyzánů 679, 160 00 Praha. Další informace o každém případu zpracování Vašich osobních údajů budou dostupné
v průběhu komunikace s námi.

Když v dokumentu hovoříme o naší Platformě, máme tím na mysli obecně jakýkoli z komunikačních kanálů nebo prostředků, ať již digitálních či osobní styk, který jste použili při komunikaci s námi. Těmi hlavními jsou:

– Naše Webová stránka, rocenkomat.cz
– Naše Aplikace Ročenkomat https://app.rocenkomat.cz/login/
– Osobní návštěva v kanceláři na Bělehradské 21, Praha 2 nebo jakýkoli osobní kontakt na veletrzích, výstavách, konferencích, festivalech a konkrétních školách

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s právem Evropské unie a směrnicí Evropského parlamentu
a Rady 95/46/ES, v souladu s čl. 15-20 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů 2016/679, jako uživatelé máte zejména právo na přistup k os. údajům, právo na opravu a právo na výmaz.

ZÁKLADNÍ ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ:

Vaše osobní údaje (získané online nebo osobně) použijeme mimo jiné ke správě registrace Vás jako uživatele, ke správě Vašich nákupů zboží či služeb, ke vyřizování Vašich žádostí a –budete-li si to přát – k zasílání našich personalizovaných sdělení.

Další účely zpracování: plnění smlouvy a poskytování služeb; zajištění propojení a přístupu k sítím;

zajištění provozních činností; účetní a daňové účely; přímý marketing a remarketing.

1. ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Ke zpracování Vašich údajů máme řadu důvodů. V první řadě Vaše osobní údaje potřebujeme, abychom mohli plnit smlouvu, kterou s námi uzavíráte při registraci a nákupu nebo při využívání některé z našich služeb či funkcí. Tyto údaje používáme pro poskytování služeb zejména pro Vás. Existují však také jiné důvody, které nás k tomu opravňují, jako například náš zájem na zodpovězení Vašich požadavků nebo souhlas, který nám udělujete pro zasílání newsletteru a obchodních nabídek. Obecné identifikační údaje, které zpracovávame: jméno, příjmení, datum narození, email, fotografie. Detailnější popis najdete níže.

1.1 PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

V závislosti na účelu zpracování Vašich osobních údajů, budeme zpracovávát určité Vaše osobní údaje, jak je vysvětleno výše, přičemž obecně se bude jednat (dle každého případu) o následující údaje:

– Vaše identifikační údaje (například, Vaše jméno, příjmení, jazyk a země, ze které s námi komunikujete, kontaktní údaje atd.);
– transakční a ekonomické údaje (například, Vaše platební údaje nebo údaje o platební kartě, informace o Vašich nákupech, objednávky, vrácení atd.);
– údaje o připojení, geolokalizaci a údaje o prohlížení (např. v případě, že s námi komunikujete prostřednictvím mobilního telefonu);
– obchodní informace (např. pokud odebíráte náš newsletter),
– informace o Vašich zálibách a preferencích.

Nezapomeňte, že žádáme-li Vás o vyplnění osobních údajů, abychom Vám mohli poskytnout přístup k některé funkci nebo službě Platformy, určitá políčka označujeme jako povinná. Činíme tak proto, že se jedná o údaje, které potřebujeme k tomu, abychom Vám mohli poskytnout danou službu nebo Vám poskytnout přístup k dané funkci. Mějte prosím na paměti, že pokud nám tyto údaje neposkytnete, je možné, že nebudete moci dokončit proces registrace uživatele, případně nebudete moci využívat tyto služby nebo funkce.

V závislosti na tom, jak využíváte naši Platformu, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje za následujícími účely:

ÚČEL	+ informace
1. Spravování Vaší registrace jako uživatele Platformy	V případě, že se rozhodnete stát se registrovaným uživatelem naší Platformy, potřebujeme zpracovat Vaše osobní údaje, abychom Vás mohli identifikovat jako jejího uživatele a abychom Vám mohli udělit přístup k jejím různým funkcím, produktům a službám, které mají registrovaní uživatelé k dispozici. Svůj zaregistrovaný účet můžete zrušit kontaktováním nás na e-mail info@rocenkomat.cz se sdělením, že si již nepřejete být zaregistovaní v naší aplikaci. Můžete také využít pro přístup či přihlášení sociální sítě jako je například Facebook, buď při registraci nového uživatele nebo po přihlášení do Vašeho aktuálního účtu. V takovémto případě se Vaše přihlašovací údaje, stejně jako e-mail, pokud to umožníte, importují z Vašeho účtu na sociální síti. Pokud využijete tento druh přihlášení, sociální síť nám může odeslat další doplňující údaje z Vašeho veřejného profilu, jako je například Vaše jméno, pohlaví, přibližný věk nebo profilovou fotografii, a to v souladu s podmínkami používání sociální sítě, jež Vám doporučujeme si pozorně přečíst. Tyto doplňující údaje  nebudeme bez Vašeho výslovného souhlasu uchovávat. Používání této funkce může znamenat, že poskytnete sociální síti jisté informace o Vašich aktivitách. V každém případě Vám doporučujeme zkontrolovat nastavení Vašeho soukromí a ochrany osobních údajů na daných sociálních sítích, abyste zjistili, jak používají Vaše údaje.
2. Příprava, plnění a provádění kupní smlouvy nebo smlouvy o poskytování služeb, kterou jste s námi uzavřeli prostřednictvím Platformy	Tento účel zahrnuje zpracování Vašich osobních údajů především proto, abychom: §  Vás mohli kontaktovat v souvislosti s aktualizacemi a informativními sděleními spojenými se sjednanými funkcemi, produkty nebo službami, včetně zasílání dotazníků průzkumu kvality, abychom byli schopni určit stupeň spokojenosti zákazníků s poskytnutými službami. §  Vyřídili platbu za Vámi nakoupené zboží, nezávisle na použité platební metodě.
3. Vyřízení žádostí nebo dotazů, které učiníte prostřednictvím kontaktního formuláře nebo emailu.	Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytně nutné k vyřízení žádosti nebo dotazu.
4. Marketingové účely	Tento účel zahrnuje zpracování Vašich osobních údajů především proto, abychom: §  Zpracovali Vaše osobní údaje v důsledku přihlášení odběru našeho Newsletteru, za účelem spravování odběru, včetně zasílání personalizovaných informací o našich produktech a službách prostřednictvím různých prostředků. Můžeme Vám také zaslat tyto informace pomocí notifikací push, pokud jste je aktivovali na Vašem mobilním zařízení. §  Z tohoto důvodu mějte na paměti, že toto zpracování osobních údajů zahrnuje analýzu Vašeho uživatelského/zákaznického profilu s cílem určit Vaše preference, tedy, jaké produkty a služby se nejvíce hodí k Vašemu stylu při zasílání informací. Například, v závislosti na Vaší historii nákupů a prohlížení (tedy, na základě produktů, na které jste klikli) Vám nabídneme produkty, které si myslíme, že by Vás mohly zajímat. Pokud jste registrovaný uživatel, nabídneme Vám funkci „obnovení nákupního košíku“. § Vpřípadě, že se přihlásíte k odběru našeho Newsletteru a jste registrovaným uživatelem Instagramu, Facebooku nebo Twitteru pod stejnou e-mailovou adresou, můžeme poskytnout těmto sociálním sítím Váš e-mail, aby Vám mohly zobrazovat inzeráty společnosti ROČENKOMAT a obecně Vám nabídnout cílenou reklamu na Vašemu profilu na zmíněných sociálních sítích. §  Mohli pracovat s propagačními akcemi (například vyhlášení soutěží nebo zasílání seznamu uložených článků na Vámi uvedenou elektronickou adresu). Účastí na propagační akci nám dáváte souhlas ke zpracování osobních údajů v závislosti na typu propagační akce. Také souhlasíte, abychom Vám akci mohli nabídnout pomocí různých médií, jako jsou sociální sítě nebo samotná Platforma. V případě každé propagační akce, které se zúčastníte, budete mít k dispozici její obecné podmínky, v rámci nichž Vám poskytneme detailní informace o zpracování Vašich osobních údajů. § Mohli šířit na Platformě nebo prostřednictvím našich kanálů na sociálních sítích fotografie nebo obrázky, které jste veřejně sdíleli, ovšem jen pokud nám k tomu dáte výslovný souhlas.
5. Analýza využitelnosti a kvality pro zlepšování našich služeb	Při vstupu do naší Platformy Vás informujeme, že budeme zpracovávat Vaše údaje o prohlížení za analytickými a statistickými účely, tedy, abychom porozuměli tomu, jak uživatelé používají naší Platformu, a mohli ji tak dále zlepšovat. Příležitostně také posíláme průzkumy kvality a dotazníky, abychom zjistili míru spokojenosti našich zákazníků a uživatelů a rozpoznali ty oblasti, v nichž se můžeme zlepšit.
6. Remarketing	Ročenkomat používá na internetových stránkách pro remarketing nebo funkce společnosti Google. Remarketing pomáhá oslovit uživatele, kteří už náš web někdy předtím navštívili. Na základě sekcí webu, které navštívili, můžeme těmto zákazníkům zobrazovat přizpůsobené reklamní sdělení. Naše reklamy se mohou zobrazovat, když procházíte jiné weby v obsahové síti Google, nebo když na Googlu vyhledáváte určité pojmy, které mají nějakou souvislost s našimi produkty. Google používá tzv. cookies pro analýzu používání internetových stránek, které tvoří základ pro rozvoj reklamy. Používáme cookies a podobné technologie, abychom Vám usnadnili použití naší Platformy, webových stránek a abychom získali informace o tom, jak s námi komunikujete a abychom Vám, v určitých případech, mohli zobrazovat reklamu na základě Vašich návyků při prohlížení. Můžete natrvalo deaktivovat používání cookies společnosti Google pomocí odkazu uvedeného níže a stažením a instalací plug-inu uvedeného zde: www.google.com/settings/ads/plugin

  2. JAKÉ JE NAŠE ZÁKONNÉ OPRÁVNĚNÍ KE ZPRACOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ?

Ke zpracování Vašich osobních údajů, závisí také na účelu, za jakým Vaše údaje zpracováváme, jak je vysvětleno v následující tabulce:

Účel	Oprávněnost
1. Spravování Vaši registrace jako uživatele Platformy	Zpracování Vašich údajů je nezbytné pro splnění podmínek, které upravují používání Platformy. Jinými slovy, abyste se mohli registrovat jako uživatel Platformy, potřebujeme zpracovávat Vaše osobní údaje. V opačném případě bychom nemohli registraci vyřídit. V případě, že zvolíte přístup či přihlášení prostřednictvím sociální sítě, jsme oprávněni zpracovat Vaše osobní údaje na základě souhlasu, který nám udělujete v okamžiku autorizace poskytnutí údajů ze sociální sítě.
2. Příprava, plnění a provádění kupní smlouvy nebo smlouvy o poskytování služeb	Zpracováváme Vaše osobní údaje, protože je to nezbytné pro účely uzavírání kupní smlouvy nebo smlouvy o poskytování služeb s Vámi. Některá zpracování osobních údajů spojená s nákupním procesem budou aktivována pouze, pokud o to požádáte nebo nás k tomu autorizujete, jako například v případě uložení platebních údajů (platební karta) nebo také, abychom Vás mohli informovat o dostupnosti našich produktů. V těchto případech zpracováváme Vaše údaje na základě Vašeho vlastního souhlasu. Domníváme se, že máme oprávněný zájem na provedení potřebných ověření, abychom rozpoznali a předešli možným podvodům při uskutečnění Vašeho nákupu. Zpracování těchto údajů je z našeho pohledu prospěšné pro všechny strany, které se účastní platby nákupu, a obzvláště pro Vás, protože nám umožňuje Vás chránit proti pokusům o podvod ze strany třetích osob.
3. Zákaznický servis	Domníváme se, že máme oprávněný zájem na tom, abychom řešili Vaše žádosti nebo dotazy, které nám zašlete prostřednictvím různých existujících kontaktních kanálů. Z našeho pohledu je zpracování těchto údajů prospěšné i pro Vás, protože nám umožňuje odpovídajícím způsobem Vám pomoci a odpovědět na Vaše dotazy. Když nás kontaktujete, zvláště v záležitostech týkajících se Vaší objednávky nebo produktu/služby dodané prostřednictvím Platformy, bude zpracování osobních údajů nutné pro plnění kupní smlouvy. Jestliže se Váš dotaz vztahuje k výkonu práv, o nichž Vás informujeme níže nebo k reklamacím našich produktů nebo služeb, jsme oprávnění zpracovávat Vaše údaje, abychom z naší strany splnili zákonné povinnosti.
4. Marketing	Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů pro marketingovými účely je Váš souhlas, který nám udělujete, například, když souhlasíte s odběrem personalizovaných informací prostřednictvím různých komunikačních kanálů, když povolíte zasílání notifikací push na Vašem mobilní zařízení nebo když schválíte právní základ pro účast v reklamních akcích nebo publikaci Vašich fotografií na naší Platformě či na našich kanálech na sociálních sítích. Budeme také vycházet z Vašeho souhlasu při spojení Vašich údajů se sociálními sítěmi, abychom Vám mohli nabídnout personalizovanou reklamu odpovídající Vašim zájmům, zvykům a prohlížení. Abychom Vám mohli nabídnout personalizované informace, domníváme se, že máme oprávněný zájem na provádění profilování z informací, které o Vás máme (jako je například prohlížení, Vaše preference nebo historie nákupů), a z osobních údajů, které jste nám poskytli, jako je například věkové rozmezí nebo jazyk. Z našeho pohledu je zpracování těchto údajů prospěšné i pro Vás, protože Vám umožňuje vylepšení uživatelského prostředí a přístup k informacím dle Vašich preferencí.
5. Analýza využitelnosti a kvality	Domníváme se, že máme oprávněný zájem na tom, abychom analyzovali využitelnost Platformy a spokojenost uživatelů. Z našeho pohledu je zpracování těchto údajů prospěšné i pro Vás, protože jejím cílem je zlepšení uživatelského prostředí a nabízení kvalitnějších služeb.

3. JAK DLOUHO BUDEME UCHOVÁVAT VAŠE ÚDAJE

Lhůta uchování Vašich údajů bude záviset na účelu, za jakým Vaše údaje zpracováváme. Vysvětlení najdete v následující tabulce:

Účel	Lhůta uchování
1. Spravování Vaši registrace jako uživatele Platformy	Budeme zpracovávat Vaše osobní údaje po dobu, v průběhu níž budete registrovanými uživateli (tedy, až do doby, než se rozhodnete zrušit účet).
2. Příprava, plnění a provádění kupní smlouvy nebo smlouvy o poskytování služeb	Budeme zpracovávat Vaše osobní údaje po dobu nezbytnou k vyřízení koupě produktů nebo služeb včetně možných vrácení, stížností nebo reklamací spojených s koupí jednotlivého produktu nebo služby, max. však po dobu 3 let.
3. Zákaznický servis	Budeme zpracovávat Vaše osobní údaje po dobu nezbytnou k vyřízení žádosti nebo požadavku, max. však po dobu 3 let.
4. Marketing	Budeme zpracovávat Vaše osobní údaje do doby, než zrušíte svoji registraci nebo se odhlásíte z odběru newsletteru. Pokud se účastníte propagační akce, uchováme Vaše údaje po dobu 24 měsíců od konce takové akce.
5. Analýza využitelnosti a kvality	Budeme zpracovávat Vaše osobní údaje pouze během doby, v průběhu níž budeme realizovat průzkum kvality nebo dotazník nebo dokud neanonyizujeme Vaše údaje o prohlížení.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze během doby nezbytně nutné ke splnění příslušného účelu. Následně je uchováme řádně uschované a chráněné během doby, v níž by mohla vzniknout právní odpovědnost vyplývající z jejich zpracování, v souladu s aktuálně platnými právními předpisy. Jakmile dojde k uplynutí lhůt pro jednotlivé úkony, přistoupíme k výmazu osobních údajů.

4. JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA, KDYŽ NÁM POSKYTNETE SVÉ ÚDAJE

Zavazujeme se k respektování důvěrnosti Vašich osobních údajů a zaručujeme Vám uplatnění Vašich práv. Jako společní správci jsme se dohodli, že Vaše práva můžete uplatňovat bezplatně tak, že nám napíšete e-mail na e-mailovou adresu info@rocenkomat.cz, jednoduše s uvedením důvodu Vaší žádosti a práva, které chcete uplatnit. V případě, že to bude nezbytné k Vaší identifikaci, můžeme Vás požádat o kopii dokladu prokazujícího Vaši totožnost.

Bez ohledu na účel nebo právní základ, na jehož základě zpracováváme Vaše údaje, máte právo:

– Požádat nás o přístup k údajům, kterými o Vás disponujeme.
– Požádat nás, abychom opravili údaje, kterými již disponujeme. Mějte prosím na paměti, že pokud jste registrovanými uživateli Platformy, máte přístup k těmto údajům v příslušné sekci týkající se Vašich osobních údajů. Tam můžete údaje změnit nebo aktualizovat. Pamatujte však, že pokud nám aktivně poskytnete Vaše osobní údaje jakýmkoli způsobem, zaručujete, že jsou správné a přesné. Zavazujete se také oznámit nám jejich jakoukoli změnu nebo úpravu. Jakékoliv ztráty nebo škody způsobené Platformě nebo tomu, kdo za Platformu nese odpovědnost, nebo jakékoli třetí strany v důsledku udání nepravdivých, chybných nebo neúplných informací v registračním formuláři bude výhradní odpovědností uživatele. Mějte prosím na paměti, že v obecné rovině byste nám měl poskytnout pouze své osobní údaje, nikoliv údaje třetích stran, mimo případy povolené v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.
– Požádat nás, abychom vymazali Vaše osobní údaje, jakmile už nebudou potřebné pro účel, za jakým jsme je zpracovali, jak jsme Vás již informovali výše, nebo pokud k tomu již nebudeme oprávněni.
– Požádat nás, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. V jistých případech nás můžete požádat, abychom dočasně přestali zpracovávat Vaše osobní údaje nebo abychom v případě Vaší potřeby údaje uchovali i po uplynutí doby nezbytné pro jejich zpracovávání.
– Jestliže jste nám udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jakýkoli účel, máte také právo jej kdykoli odvolat.

5. POSTOUPENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Ročenkomat v žádném případě nepostoupí Vaše údaje třetím osobám, ani je nezpřístupní třetí straně. Vaše údaje budou postoupeny pouze interně na jiné organizační jednotky nebo budou postoupeny pověřené třetí osobě pro splnění reklamních a servisních úkolů bez toho, aby tato třetí osoba tyto údaje používala pro vlastní použití nebo dál postoupila. Data uchováváme mimo země EU.

6. POSKYTNUTÉ OSOBNÍ ÚDAJE O TŘETÍCH STRANÁCH

Nabízíme funkce a služby, které vyžadují, abychom zpracovávali osobní údaje třetích stran, které nám poskytnete. Jsou to například údaje sloužící k přidání spolužáka nebo učitelé do ročenky v Platformě nebo vyplnění jména, příjmení o třetí osobě i veškeré fotografie. Pokud nám poskytnete osobní údaje třetích osob, zaručujete, že jste je informovali o účelech, za jakými potřebujeme zpracovávat jejich osobní údaje a o způsobech, jakými to činíme.

7. ZMĚNY V ZÁSADÁCH OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud to budeme považovat za vhodné, můžeme upravit informace obsažené v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. V případě, že se tak stane, oznámíme Vám to různými způsoby prostřednictvím Platformy (např. bannerem, pop-up oknem nebo push notifikací). V každém případě Vám doporučujeme, občas naše Zásady ochrany osobních údajů zkontrolovat, zda nedošlo k drobným změnám nebo zavedení nějakého interaktivního vylepšení. Vždy je lze nalézt jako stále zveřejněné informace na naší Webové stránce nebo v naší Aplikaci.